Czym jest konferencja?

Konferencja to spotkanie grupy ludzi w celu omówienia konkretnego zagadnienia. Uczestnicy konferencji spotykają się razem w celu przedstawienia własnych stanowisk dotyczących obszaru, którego dotyczy konferencja. Ze względu na obszar zainteresowań / dziedzinę wyróżniamy m.in. konferencję naukową, konferencję biznesową, konferencje prasową czy polityczną. Podstawową częścią wszystkich konferencji są sesje wykładowe. W ramach sesji kolejni wykładowcy referują swoje prace (często są to prace naukowe), wyniki badań - zwykle posiłkując się przy tym wyświetlanymi przeĽroczami (slajdami) lub różnymi formami prezentacji multimedialnej. Sesje dzielone są zwykle na kilka bloków, między którymi odbywają się przerwy kawowe oraz przerwa obiadowa. Bardzo często w trakcie przerw na kawę odbywają się ożywione dyskusje kuluarowe.

Struktura Konferencji

Podstawową częścią wszystkich konferencji są sesje wykładowe. W ramach sesji kolejni wykładowcy referują wyniki badań, zwykle posiłkując się przy tym wyświetlanymi przeĽroczami (slajdami) lub różnymi formami prezentacji multimedialnej. Czas referatu jest zwykle ograniczony i nie przekracza 25 minut. Po jego zakończeniu odbywa się, również ograniczona w czasie, publiczna dyskusja, w trakcie której można zadawać wykładowcy pytania. Zwykle nad przebiegiem sesji wykładowej czuwa jej przewodniczący lub moderator, który anonsuje kolejnych wykładowców, upomina ich, gdy przekraczają limit czasu oraz ustala kolejność zadawania pytań w czasie dyskusji. Sesje dzielone są zwykle na kilka bloków, między którymi odbywają się przerwy kawowe oraz przerwa obiadowa. Bardzo często w trakcie przerw na kawę odbywają się ożywione dyskusje kuluarowe.

Zarządzanie Konferencjiami


 
Większość konferencji jest zarządzana przez specjalnie powołane komitety organizacyjne. Komitet organizacyjny gromadzi zwykle listę potencjalnych uczestników, do których wysyła tzw. pierwszy cyrkularz. Jest to zazwyczaj krótka ulotka informująca o miejscu i celu konferencji oraz zawierająca prośbę o wstępne zgłoszenie chęci uczestniczenia w konferencji - zazwyczaj rozsyła się ją na rok przed terminem konferencji. Do osób, które przyślą zgłoszenie chęci uczestnictwa wysyłana jest na kilka miesięcy przed konferencją informacja, w której podane są już zwykle dokładne dane na jej temat, tj. koszty uczestnictwa, lista zaproszonych wykładowców, itd. Dobrym pomysłem jest organizacja konferencji Warszawa. Warszawa jest stolicą Polski i ma znacznie lepszą bazę hotelową oraz medialną.

Powody organizowania konferencji.


Przekazywanie informacji
 
Konferencje to unikalne medium przekazywania informacji. Ma to szczególne znaczenie w przypadku nowych produktów i usług, które wymagają objaśnienia lub demonstracji. Konferencja może też zagwarantować, że wszyscy zainteresowani zostali poinformowani w tym samym czasie i w tym samym kontrolowanym środowisku. Może to być ważne, jeżeli sprawa ma charakter poufny i przeznaczona jest tylko dla określonego poziomu lub typu delegatów. Dobrymi przykładami są premiera produktu lub konferencja prasowa.
 
Podbudowywanie morale
 
Pytaniami o morale organizacji można skutecznie zająć się w ramach konferencji, gdzie czynniki odwracające uwagę są ograniczone do minimum, a szefostwo ma okazję poznać problemy i zareagować na nie. Żywe uczestnictwo z zastosowaniem interaktywnych technologii może pomóc w rozwinięciu debaty o natężeniu nieosiągalnym podczas spotkań w mniejszym gronie.
 
Wewnętrzne obwieszczenia
 
Niezależnie od tego, czy wiadomością jest nowa fuzja, czy zmiana w legislacji, jednym z najlepszych sposobów na wyjaśnienie implikacji i uspokojenie obaw pracowników jest organizacja wewnętrznej konferencji. W takich sytuacjach delegaci będą chcieli dowiedzieć się, w jaki sposób zmiany będą dotyczyć ich osobiście, ale jednocześnie zachowają poczucie, że zarząd sprawuje kontrolę nad kwestiami ogólnymi.
 
Komunikacja z przedstawicielami handlowymi
 
Każda organizacja musi sprzedawać swoje produkty lub usługi — czy to w sposób jawny, czy bardziej subtelny. Konferencje to idealny sposób na komunikację z ludĽmi zajmującymi się sprzedażą, z których wielu pracuje w terenie lub w domu i ma niewielki kontakt z firmą — poza monitowaniem obiecanych dostaw i odbieraniem wynagrodzeń. Konferencja daje im szansę spotkania się z kolegami z pracy, porozmawiania z żywymi ludĽmi o problemach organizacyjnych i skoncentrowania własnej działalności wokół szerzej pojętych celów firmy.
 
Integracja branży i organizacja szkoleń
 
Chyba najbardziej widocznym z zewnątrz aspektem organizowanych konferencji są spotkania stowarzyszeń i imprezy szkoleniowe. Konferencja, to często wybierany sposób na interakcję pomiędzy ludĽmi z różnych części kraju i danie im możliwości zaprezentowania swych opinii.
 

Artanima Biznes organizuje konferencje w Polsce

    biuro@artanimabiznes.pl

Firma Artanima Biznes to: organizacja konferencji Wrocław, organizacja konferencji Warszawa, organizacja konferencji Poznań .